ہر دستاویز اپنے اثاثے یا ملازم سے منسلک ہوتی ہے — میعادِ ختم، پیشگی انتباہ اور منسلک ڈجیٹل نقل کے ساتھ — تاکہ رجسٹریشن یا معائنے کی میعاد چیک پوائنٹ پر جا کر معلوم نہ ہو۔
رجسٹریشن، انشورنس، متواتر معائنہ، آپریٹنگ کارڈ، مشین لائسنس اور حفاظتی معائنہ — ہر قسم کی اپنی یاد دہانیوں کی سیڑھی۔
کارآمد، 30 دن میں ختم ہونے والی، اور ختم شدہ — ہر اسکرین اور رپورٹ میں ایک ہی اصول۔
نیا اجرا اپنی تاریخوں، نمبر اور منسلکہ کے ساتھ، جبکہ سابقہ نقول دستاویز کی تاریخ میں محفوظ رہتی ہیں۔
اثاثے سے منسلک ڈجیٹل نقل، یا اس پر پہلے سے اپلوڈ شدہ فائل سے ربط۔
اس مہینے کیا ختم ہو رہا ہے اور کیا واقعی ختم ہو چکا ہے، سائڈبار میں انتباہی کاؤنٹر کے ساتھ۔
رجسٹریشن، انشورنس اور معائنوں کی نگرانی ایک الگ شیٹ پر ہمیشہ ایک ہی انجام پاتی ہے: دستاویز خاموشی سے ختم ہو جاتی ہے، خلاف ورزی وقت گزرنے کے بعد سامنے آتی ہے، اور اصل نسخہ عین ضرورت کے وقت نہیں ملتا۔ یہ سروس ہر دستاویز کو میعادِ ختم اور منسلک ڈیجیٹل نسخے کے ساتھ اس کے اثاثے سے جوڑتی ہے، روزانہ پورے رجسٹر پر نظر ڈال کر تجدید کی مہلت کے ساتھ پہلے سے خبردار کرتی ہے، اور تجدید کو ایسا عمل بناتی ہے جو پرانے نسخوں کو مٹانے کی بجائے دستاویز کی تاریخ میں جمع کرتا ہے۔
دستاویز اپنی گاڑی یا مشین سے جڑی ہوئی درج ہوتی ہے، سسٹم کی زیرِ انتظام اقسام کی فہرست سے اپنی قسم، نمبر، جاری کرنے والے ادارے اور اجرا و اختتام کی دونوں تاریخوں کے ساتھ۔ ڈیجیٹل نسخہ یا تو براہِ راست اثاثے کی فائلوں میں اپ لوڈ کر کے منسلک ہوتا ہے یا وہاں پہلے سے موجود فائل سے جوڑ کر۔ چنانچہ گاڑی کی دستاویز وہیں ملتی ہے جہاں اسے تلاش کیا جائے: خود گاڑی کے ریکارڈ پر، کسی ای میل فولڈر یا میز کی دراز میں نہیں۔
دستاویز کی حالت اس کی تاریخ سے خود بخود شمار ہوتی ہے: فعال، یا جلد ختم ہونے والی جب تیس دن یا کم باقی ہوں، یا ختم شدہ۔ اور یہی قاعدہ ہر جگہ دکھائی دیتا ہے: دستاویزات کے بورڈ پر شماریاتی کارڈ فعال، قریب الاختتام اور واقعی ختم شدہ کو گنتے ہیں، اور فلٹر ہر حصے کو تلاش کی سہولت کے ساتھ الگ الگ دکھاتے ہیں۔ مینیجر بورڈ کھولتا ہے اور ایک نظر میں تعمیل کی پوری صورتحال پڑھ لیتا ہے۔
ایک طے شدہ جاب روزانہ تمام دستاویزات پر گزرتی ہے، تیس دن کے اندر ختم ہونے والی ہر دستاویز پکڑتی ہے، اور ایسا انتباہ بناتی ہے جس میں دستاویز، اس کا اثاثہ اور باقی دن درج ہوں — سات دن یا کم رہ جانے پر شدت بڑھ جاتی ہے اور کمپنی انتظامیہ کو ای میل بھی جاتی ہے۔ ہر دستاویز کے لیے یومیہ تکرار روکنے کی کلید ہے تاکہ انتباہات کا خانہ ایک ہی پیغام سے نہ بھر جائے، اور انتباہ اثاثے کو اس کے پڑھنے کے قابل اندرونی نمبر سے پکارتا ہے۔
دستاویز کی تجدید ایک مخصوص عمل ہے، آزاد ترمیم نہیں: نئی تاریخوں، نمبر اور منسلکہ کو محفوظ کرنے سے پہلے سسٹم ختم ہونے والے نسخے کے ڈیٹا کی تصویر لے کر دستاویز کی تاریخ میں شامل کرتا ہے، یوں نسخے برسوں میں جمع ہوتے رہتے ہیں اور جب ضرورت ہو پڑھے جا سکتے ہیں۔ حساس خانے جیسے شناخت اور تخلیق کی تاریخ انٹرفیس کے ذریعے ترمیم سے محفوظ ہیں، اور سروس سے خارج شدہ یونٹ کی دستاویزات اس کی تاریخ میں پڑھنے کے قابل رہتی ہیں۔
دستاویز، اس کی قسم اور میعادِ ختم منسلک کریں
متعلقہ اثاثے یا ملازم سے
ذمہ دار کو پیشگی اطلاع
نئی نقل اپلوڈ کریں جبکہ ریکارڈ باقی رہتا ہے
ایسے اعداد کا وعدہ نہیں جو ہم آپ کی کمپنی کے بارے میں نہیں جانتے۔ ذیل میں وہ بنیادی فرق ہے جو اس ماڈیول کو باقی پلیٹ فارم سے جوڑنے پر آتا ہے۔
سرکاری اداروں سے کوئی خودکار ربط نہیں جو دستاویز کی حالت پڑھے؛ تاریخ درج کی جاتی ہے اور اس کی پیروی ہوتی ہے۔
ہم ڈیمو آپ کے آپریشن کے مطابق تیار کرتے ہیں — اسی ماڈیول سے آغاز جو آج آپ کی ٹیم کو روک رہا ہے۔
