كل مستند مرتبط بأصله أو موظفه بتاريخ انتهاء وتنبيه مسبق ونسخة رقمية مرفقة، فلا يُكتشف انتهاء استمارة أو فحص عند نقطة تفتيش.
استمارة وتأمين وفحص دوري وبطاقة تشغيل ورخصة معدة وفحص سلامة — ولكل نوع سلّم تذكيراته.
ساري، وينتهي خلال ثلاثين يومًا، ومنتهٍ — نفس القاعدة في كل شاشة وتقرير.
إصدار جديد بتاريخيه ورقمه ومرفقه، والنسخ السابقة تبقى في تاريخ المستند.
نسخة رقمية مرتبطة بالأصل، أو ربط بملف مرفوع مسبقًا عليه.
ما ينتهي هذا الشهر وما انتهى فعلًا، مع عدّاد تنبيه في القائمة الجانبية.
متابعة الاستمارات والتأمين والفحوص على جدول جانبي تنتهي دائمًا بالطريقة نفسها: وثيقة تنتهي بصمت، ومخالفة تظهر بعد فوات وقتها، ونسخة أصلية لا توجد عند الحاجة الفورية. هذه الخدمة تربط كل وثيقة بأصلها المعني بتاريخ انتهاء ونسخة رقمية مرفقة، وتمر على السجل كله يوميًا فتنبه قبل الانتهاء بوقت يتسع للتجديد، وتجعل التجديد نفسه إجراء يراكم النسخ السابقة في تاريخ الوثيقة بدل أن يمحوها.
الوثيقة تسجل مربوطة بمركبتها أو معدتها، بنوعها من قائمة أنواع يديرها النظام، ورقمها وجهة إصدارها وتاريخي إصدارها وانتهائها، وترفق نسختها الرقمية رفعًا مباشرًا إلى ملفات الأصل أو ربطًا بملف مرفوع عليه مسبقًا. فتجد وثيقة المركبة دائمًا حيث تبحث عنها: على سجل المركبة نفسها، لا في مجلد بريد أو درج مكتب.
حالة الوثيقة تحسب آليًا من تاريخها: نشطة، أو تنتهي قريبًا حين تبقى ثلاثون يومًا أو أقل، أو منتهية. والقاعدة نفسها تظهر في كل مكان: بطاقات الإحصاء في لوحة الوثائق تعد النشط وما يقارب الانتهاء والمنتهي فعلًا، والتصفية تعرض كل شريحة على حدة مع البحث، فيفتح المدير اللوحة ويعرف موقف الالتزام كاملًا في نظرة واحدة.
مهمة مجدولة تمر يوميًا على الوثائق كلها فترصد ما يقع انتهاؤه خلال ثلاثين يومًا، وتنشئ تنبيهًا يسمي الوثيقة وأصلها والأيام المتبقية، وترفع خطورته حين تبقى سبعة أيام أو أقل، وترسله بريدًا إلى إدارة الشركة. ولكل وثيقة مفتاح منع تكرار في اليوم الواحد فلا يغرق صندوق التنبيهات بالرسالة نفسها، والتنبيه يذكر الأصل برقمه الداخلي المقروء لا بأي معرف نظامي.
تجديد الوثيقة إجراء مخصص لا تعديل حر: قبل حفظ التواريخ والرقم والمرفق الجديد يلتقط النظام صورة من بيانات النسخة المنتهية ويضيفها إلى تاريخ الوثيقة، فتتراكم النسخ عبر السنين وتقرأ متى لزم. والحقول الحساسة كالمعرف والتاريخ محمية من التعديل عبر الواجهة، ووثائق الوحدة التي أخرجت من الخدمة تبقى مقروءة ضمن تاريخها للرجوع إليها.
إرفاق المستند ونوعه وتاريخ انتهائه
بالأصل أو الموظف المعني
إشعار مسبق للمسؤول
رفع النسخة الجديدة مع بقاء الأثر
لا وعد بأرقام لا نعرفها عن شركتك. ما يلي هو الفرق البنيوي الذي يحدثه ربط هذه الوحدة بباقي المنصة.
لا يوجد ربط آلي بالجهات الحكومية يقرأ حالة الوثيقة؛ التاريخ يُدخَل ويُتابَع.
نُعدّ العرض على طبيعة تشغيلك، ونبدأ بالوحدة التي توقف فريقك اليوم.
