كل صنف له رصيد وحد أدنى وحركة دخول وخروج، وكل صرف مرتبط بأمر عمل وبأصل محدد، فيصير استهلاك القطع قابلًا للمقارنة بين المعدات والمشاريع.
رقم ووصف ووحدة ورصيد وحد أدنى.
أمر العمل والأصل والفني والمسؤول.
صرف قطع أوامر العمل، وتغيير الإطارات، وإرجاع الزيت المستخدم — لا إدخال حرًا يعبث بالرصيد.
إشعار قبل النفاد، وعدّاد في القائمة الجانبية.
دخول وخروج وتسوية بأثر كامل.
المستودع في أغلب الورش يعمل بذاكرة أمين المستودع: قطعة تخرج بلا قيد، وصنف حرج ينفد في الليلة التي تتعطل فيها معدة لا تحتمل التوقف. هذه الوحدة تنقل المستودع إلى سجل حي داخل النظام: لكل صنف رمزه ووحدته ورصيده وحده الأدنى وموقعه التخزيني وسعره ومورده، ولكل حركة دخول أو خروج قيد مؤرخ باسم صاحبه ومرجعه. والفارق الجوهري أن الرصيد لا يتحرك من إدخال حر، بل من مسارات العمل الفعلية، فيصبح رقم المستودع صورة صادقة لما جرى في الورشة فعلًا.
يسجل الصنف مرة واحدة ببياناته كاملة: الاسم والرمز والفئة والوحدة والرصيد الحالي والحد الأدنى وسعر الوحدة والمورد وموقع التخزين والمعدات المتوافقة معه ومواصفاته وصورته. ومن القائمة نفسها يبحث أمين المستودع ويصفي بالفئة أو الحالة ويرتب بالاسم أو الرصيد، ويصدر القائمة ملف جداول عند الحاجة. والقيمة أن بيانات الصنف تكتب مرة واحدة صحيحة، ثم تقرأ منها كل شاشة صرف وكل تقرير لاحق دون إعادة إدخال.
لا يوجد تعديل يدوي حر للرصيد؛ كل تغيير قيد مسجل: الدخول يزيد الرصيد بقيد شراء أو توريد، والخروج يخصمه بقيد استخدام يحمل مرجعه. صرف قطع أوامر العمل في البلاغات يخصم من المخزون، واعتماد تغيير الإطارات في تقرير الصيانة يخصم عدد الإطارات آليًا بتكلفتها واسم المعدة في نص القيد، فإن تعذر الخصم لا يسجل التغيير أصلًا حتى لا يقيد صرف على رصيد غير موجود. وإرجاع الزيت المستعمل ينشئ له صنفًا خاصًا يتراكم رصيده تلقائيًا.
كل صنف يلامس حده الأدنى يحسب فورًا في مؤشر المخزون المنخفض أعلى الشاشة وفي شارة القائمة الجانبية، فيرى المسؤول العدد قبل أن يفتح الصفحة أصلًا. وعند المدير تتضح لحظة القرار: قائمة الأصناف الحرجة أمامه، وسجل الحركة يكشف معدل السحب الفعلي لكل صنف، فيقرر الشراء قبل النفاد لا بعده، ويوازن بين مال معطل على الرفوف وقطعة ناقصة توقف الإصلاح.
كل حركة تحفظ بكميتها وسعر وحدتها وإجماليها ومرجعها واسم من سجلها ووقتها، فيستطيع المدقق أن يتتبع أي صنف من رصيده الحالي رجوعًا إلى كل قيد غيره. وحتى المعدة التي أخرجت من الخدمة يبقى اسمها ظاهرًا في حركاتها القديمة فلا ينقطع التاريخ. والوحدة كلها معزولة بنطاق الشركة ومحكومة بصلاحيات الأدوار، فالإضافة والصرف لمن يملك صلاحيتهما لا لكل من فتح الشاشة.
مدير المشروع لا يرى المخزون إلا إذا فعلت له الصلاحية من إعدادات مشروعه، وإذا رآه تصفت الحركات على معدات مشروعه وحدها ومعها الأصناف التي تحركت لها فقط، فلا يطل موقع على مصروفات موقع آخر. وحدود الوحدة معلنة بلا مبالغة: مخزون تشغيلي مرتبط بالأصول وأعمال الصيانة، لا نظام مستودعات تجارية بمواقع تخزين متعددة ودورة شراء واعتماد مالي كاملة.
من داخل أمر العمل
أمين المستودع يخصم الرصيد
القيمة على الأصل والمشروع
عند الاقتراب من الحد الأدنى
لا وعد بأرقام لا نعرفها عن شركتك. ما يلي هو الفرق البنيوي الذي يحدثه ربط هذه الوحدة بباقي المنصة.
مخزون تشغيلي مرتبط بالأصول، لا نظام مستودعات تجارية بمواقع تخزين ودورة شراء كاملة.
نُعدّ العرض على طبيعة تشغيلك، ونبدأ بالوحدة التي توقف فريقك اليوم.
