سجل استلام القطع للمعدات: مصدر القطعة، وحالتها، والقطعة القديمة المستبدلة، والفني المستلم — مربوطًا بتقرير الصيانة المعني.
شراء من السوق أو صرف من المخزون — لكل استلام مصدره.
خردة أو صالحة أو قابلة للإصلاح — تُوثَّق عند الاستبدال.
كل استلام يُسند إلى تقرير الصيانة المعني والفني المستلم.
سجل يربط كل استلام بمورّده وموقع الاستلام.
القطعة تصل الورشة على ظهر سيارة، يستلمها أحدهم، وتركب في معدة ما — وبعد شهر لا أحد يذكر من استلمها ولا من أين جاءت ولا أين ذهبت القديمة. هذه الوحدة سجل توثيق مخصص لهذه اللحظة بالذات: كل قطعة تدخل تقيد بمصدرها ومستلمها والمعدة المستفيدة وتقرير الصيانة الذي استخدمت فيه، وحال القطعة القديمة التي استبدلت. وهو سجل صريح الحدود: يوثق الاستلام توثيقًا يحتمل التدقيق، ولا يدعي إدارة مشتريات ولا تحريك أرصدة.
يسجل الفني القطعة باسمها ورقمها وكميتها ووحدتها وتاريخ استلامها، ويحدد مصدرها: شراء من السوق باسم المورد، أو صرف من المخزون الداخلي. ويقيد موقع الاستلام واسم الفني المستلم والمعدة المستفيدة وملاحظاته. فتتحول لحظة كانت تمر شفهيًا إلى قيد مكتوب له صاحب وتاريخ، ويترك كل تسجيل أثرًا في سجل نشاط النظام باسم من قام به، فيعرف لاحقًا من وثق ماذا ومتى.
عند الاستبدال توثق حال القطعة القديمة من ثلاث: خردة، أو صالحة، أو قابلة للإصلاح، مع ذكر القطعة المستبدلة نفسها. هذا البند تحديدًا يغلق بابًا مألوفًا في الورش: قطع قديمة لها قيمة بيع أو إصلاح تختفي بلا سؤال. وحين يعرف الجميع أن القديم يقيد بحاله واسم مستلمه، يتغير سلوك التعامل معه قبل أن تبدأ أي مراجعة أصلًا — فالتوثيق المعلن وقاية قبل أن يكون دليلًا.
السجل لا يقتصر على ما أدخل يدويًا؛ فالقطع الموثقة داخل أوامر عمل البلاغات — الخارجية المستلمة، وقطع المخزون المستخدمة، والقديم المرتجع بحاله — تظهر كلها في السجل نفسه مسندة إلى بلاغها وفنيها. ويصفي المراجع بالمعدة أو الفترة أو المصدر ليصل إلى ما يريد، وله في مركز التقارير تقرير استلامات مخصص قابل للتصدير ملف جداول للمشاركة أو الأرشفة.
الوحدة لا تدير دورة شراء ولا اعتمادًا ماليًا، وتسجيل الاستلام فيها لا يغير أرصدة المخزون — فالأرصدة تتحرك من بواباتها المعتمدة في أوامر العمل والإطارات والزيوت. وهذا الفصل مقصود: سجل التوثيق يبقى شاهدًا مستقلًا على ما دخل الورشة، يقارن به المدير فواتير الموردين وحركة المخزون، لا طرفًا في الحساب نفسه — فيصح الاستشهاد به عند أي خلاف.
تسجيل القطعة الواردة ومصدرها
الكمية والحالة والقديم المستبدل
إلى المعدة وتقرير الصيانة والفني
تقرير استلامات قابل للتدقيق
لا وعد بأرقام لا نعرفها عن شركتك. ما يلي هو الفرق البنيوي الذي يحدثه ربط هذه الوحدة بباقي المنصة.
سجل توثيق مستقل: لا يدير دورة الشراء والاعتماد المالي، ولا يحدّث رصيد المخزون آليًا — حركة المخزون تجري من بواباتها (أوامر العمل والإطارات والزيوت).
نُعدّ العرض على طبيعة تشغيلك، ونبدأ بالوحدة التي توقف فريقك اليوم.
