تكلفة الإهمال أعلى من تكلفة المتابعة
انتهاء وثيقة واحدة قد يوقف أصلًا كاملًا عن العمل أو يعرّض الشركة لمخالفة وغرامة مباشرة.
المشكلة الأساسية ليست في التجديد نفسه، بل في غياب نظام متابعة استباقي.
نظام التنبيهات الموصى به
اعتماد مستوى تنبيه واحد غير كافٍ. الأفضل استخدام مراحل متعددة لضمان عدم تفويت الموعد.
- تنبيه أول قبل 30 يومًا
- تنبيه تأكيد قبل 14 يومًا
- تنبيه عاجل قبل 3 أيام
- لوحة متابعة لحالات التأخير
توزيع المسؤولية بوضوح
حدد مالكًا لكل نوع وثيقة ومسار تصعيد واضح عند التأخير.
TAC Flow يسهّل عرض حالة الامتثال لكل أصل في مكان واحد.